Denna policy är PRO:s policy för digital kommunikation. Den gäller för PRO:s alla digitala kanaler och omfattar medarbetare och förtroendevalda inom PRO

Antagen av styrelsen: 2023-01-31

PRO är beroende av att medlemmar och omvärlden har ett starkt förtroende för
organisationen. Det är av stor betydelse att vi kommunicerar på ett sätt som bidrar
till att PRO:s varumärke stärks. Digitala kanaler stora möjligheter att sprida
information och kunskap om vår verksamhet, påverka samhällsutvecklingen och ge
våra medlemmar högre livskvalitet. Policyn för digitala kanaler ska bidra till att hela
organisationen arbetar på ett effektivt sätt med kommunikationen i dessa kanaler i
syfte att uppnå de beslutade mål för digitala kanaler som utgår från
verksamhetsplanen.

Med tanke på att den digitala miljön förändras snabbt och nya regler och praxis
behöver tas hänsyn till ska policyn ses över årligen och vid behov revideras. Översyn
sker i december.

Omfattning

PRO:s policy för digitala kanaler är framtagen av PRO riksorganisation och beslutad
av styrelsen. Policyn gäller för alla förtroendevalda och anställda i organisationen. Den gäller för riksorganisation, distrikt, samorganisationer och lokala föreningar.
Respektive styrelse är skyldig att säkerställa att policyn följs.

Kanaler

Vår policy för digital kommunikation omfattar alla PRO:s digitala
kommunikationskanaler, så som PRO.se, föreningarnas, distriktens och samorganisationernas lokala sidor som ligger under domänen pro.se och subdomäner. Kampanjsidor som ligger på andra domännamn inom ramen för PRO:s verksamhet, omfattas också. När det gäller sociala medier omfattas Facebooksidan
@pro.riks, Instagramkontot @pro_sverige, Youtubekanalen och Twitterkontot
@PRO_SVERIGE (idag inaktivt), samt lokalföreningarnas egna konton i sociala
medier, men antalet kanaler kan förändras över tid.

Innehåll

Allt innehåll, det vill säga bilder, filmer, texter och ljudinspelningar som publiceras i
någon av de kanaler som omfattas av denna policy ska följa PRO:s stadgar,
handlingsplan och grafiska profil. Innehållet måste också följa gällande lagar och
regler. Kommunikation i PRO:s kanaler får inte vara kränkande eller stötande. PRO:s
namn och logotype får endast användas i digitala kanaler där reglerna i denna policy
efterföljs.

Det får inte förekomma någon form av betald reklam i de olika kanalerna. Innehåll
som är marknadsföringsbudskap från företag, enskilda personer eller andra
föreningar bör ha en direkt koppling PRO:s verksamhet eller till medlemskapet för
att kunna publiceras i någon av de kanaler som används inom ramen för PRO:s
föreningar. Det kan handla om medlemsförmåner eller rabatter.

Det är viktigt att innehåll och kommunikation bidrar till en positiv bild av hela
organisationen.

Länkar

PRO ansvarar inte för innehållet på sidor som är länkade till från någon av våra egna kanaler. Däremot ska varje förening, samorganisation och distrikt ta ansvar för att kontrollera att länkar inte leder till sidor eller information som strider mot PRO:s
grundläggande värderingar. Om sådana länkar finns i innehållet ska dessa tas bort.

Anställda och förtroendevalda

Anställda och förtroendevalda som omfattas av PRO:s policy ska balansera personlig och professionell information, i officiella kanaler är vi företrädesvis representanter för PRO. Även i privata sammanhang börhänsyn tas till att man kan uppfattas som representant för PRO även när man uttalar sig privat. Därför är det alltid viktigt att tydliggöra vad som är organisationens officiella kommunikation.

För att säkerställa hög informationssäkerhet inom organisationen är det viktigt att alla som kommunicerar i rollen som förtroendevald använder sig av tilldelad @pro.se e-postadress. På motsvarande sätt ska @pro.se e-postadress inte användas i privata sammanhang.

Regler och lagar

Den kommunikation som används i alla kanaler påverkar bilden av PRO och ska därför följa god etik och får inte innehålla material som är kränkande eller stötande. Innehållet i de kanaler som PRO riksorganisation, distriktsorganisationer,
samorganisationer och föreningar använder ska följa denna policy samt gällande
lagar och regler, så som upphovsrättslagstiftning och GDPR. Innehåll får inte heller
strida mot PRO:s stadgar, handlingsprogram och värdegrund. Varje styrelse
ansvarar för att säkerställa att innehållet som förening, distrikt eller samorganisation
publicerar i de kanaler som den använder är i enlighet med denna policy och
gällande lagar.

GDPR

Personuppgifter hanteras i enlighet med PRO:s GDPR-policy och andra gällande lagar.

Publicering av bilder i digitala kanaler ska alltid göras i enlighet med GDPR. I första
hand ska vi säkerställa att vi har annan laglig grund än samtycke för publicering,
som till exempel intresseavvägning eller avtal. Detta för att samtycke innebär mycket
administrativt arbete och att samtycke kan återkallas.

Alla personuppgifter som används i PRO:s kommunikation ska dokumenteras i
PRO:s register för personuppgiftshantering och kopplas till respektive
avtal/godkännande med laglig grund för hantering och publicering. För bilder som
tillhandahålls av PRO riksorganisation sker detta i bildbanken i Mediaflow.

Använder föreningar, samorganisationer eller distrikt egna bilder så ansvarar de
själva för att föra ett sådant register över personuppgifter som hanteras.

Upphovsrätt

Fotografens namn ska alltid anges i samband med fotografier publiceras i någon av PRO:s Digitala kanaler. Det är viktigt att föreningar, samorganisationer eller distrikt har rutiner för detta eftersom det kan medföra skadeståndsansvar om regeln inte respekteras.

PRO äger den ekonomiska rätten till bilder ljud, filmer och text som skapas av
anställda. PRO får fritt förfoga över material som producerats inom ramen för
verksamheten.

Lagen om ansvar för elektroniska anslagstavlor

Den som tillhandahåller en elektronisk anslagstavla är skyldig att ge relevant
information till användarna om plattformen, att kontinuerligt hålla uppsikt över
tjänsten och att löpande ta bort meddelanden som kan vara olagliga. En elektronisk
anslagstavla är till exempel ett kommentarsfält på en Facebooksida. Detta innebär att meddelande som kan vara olaga hot, olaga integritetsintrång, uppvigling, hets mot
folkgrupp, barnpornografibrott, olaga våldsskildring, eller uppmaning till
terroristbrott omgående måste tas bort. Om meddelande som publiceras av annan
person i någon av PRO:s kanaler strider mot organisationens värderingar eller som
kan skada förtroende ska ansvarig person på respektive förening samt ansvarig
person på PRO riksorganisation informeras så att utvärdering om krishantering kan
ske.

WCAG

WCAG är en webstandard för tillgänglighet. Standarden bygger på att så många som
möjlighet ska kunna tillgodogöra sig den information och de verktyg vi arbetar med
digitalt. PRO strävar efter att ha så hög tillgänglighet som möjlig. Det är viktigt att
alla som redigerar PRO:s hemsida följer de regler för hur innehåll ska publiceras för
att vi ska kunna nå upp till de grundläggande nivåerna av tillgänglighet. PRO
riksorganisation ansvarar för att utbilda berörda personer om WCAG.

Ansvar och befogenheter

PRO riksorganisation ansvarar gentemot distrikt, samorganisationer och föreningar
att genomföra denna policy och är därmed skyldiga att se till att det finns
uppdaterade manualer och att det erbjuds utbildningar i första hand till distrikten
som i sin tur uppmanas att utbilda föreningar.

Varje förening, samorganisation och distrikt ansvarar för att säkerställa att den egna
organisationen har tillräcklig kunskap för att hantera de kanaler som föreningen
använder sig av. Föreningen ansvarar också för att följa denna policy, tillhörande
dokument samt lagar och regler kring de kanaler som används.

PRO.se

Riksorganisationen tillhandahåller en möjlighet för föreningar att skapa en undersida
till PRO.se för att visa upp sin verksamhet. På den externa sidan visas kontaktuppgifter till föreningens styrelse, föreningens aktuella aktiviteter och det
finns även en möjlighet för föreningarna att lägga ut nyhetsinlägg.

Förvaltningsorganisation

Riksorganisation – ägare med övergripande ansvar för hela sajten pro.se.
Projektleder utveckling och förbättringsåtgärder. Kontaktperson är webbansvarig.

Distrikt/samorganisation – ansvarar gentemot riksorganisationen för de sidor som
ligger under distriktet. Distrikten ansvarar också för att tillhandahålla korrekt
utbildning till redaktörerna samt att informera riksorganisationen om behov och
problem.

Förening – varje förening som har en sida ansvarar för att se till att de har en
webbredaktör som har tillräcklig kunskapsnivå att redigera innehåll på respektive
sida. Föreningarna ansvarar för att innehållet på respektive sidor följer PRO:s
grafiska profil, upphovsrättslagen och GDPR. Den lokala webbredaktören ansvarar
för att hålla sig uppdaterad gällande riktlinjer och policys som gäller hemsidan samt
att tillhandahålla namn och kontaktuppgifter i form av e-postadress till
riksorganisationen. Föreningen ansvarar också för att se till att innehållet är
uppdaterat och att det inte motverkar PRO:s övergripande verksamhetsmål.

Föreningarnas sidor

Varje förening får tillgång till en undersida som de själva kan redigera innehållet på.
Denna sida har utrymme för att presentera kontaktuppgifter till föreningen, vilka
aktiviteter som pågår och nyheter.

Process vid uppstart av ny sida till lokalförening, samorganisation och distrikt.

1. Förening anmäler till riksorganisation att de vill ha en sida till sin lokala
förening:

• Namn på förening
• Namn och e-post till webbredaktör
• Datum för av webbutbildning
• Vilka typer av undersidor krävs

2. Distriktet genomför nödvändig genomgång med föreningens webbredaktör

3. PRO riksorganisation tar fram föreningens sida men i opublicerat läge

4. Föreningen säkerställer att alla uppgifter på sidan stämmer innan sidan
publiceras.