Policy digitala kanaler
Antagen av styrelsen: 2023-01-31
PRO är beroende av att medlemmar och omvärlden har ett starkt förtroende för organisationen. Det är av stor betydelse att vi kommunicerar på ett sätt som bidrar till att PRO:s varumärke stärks. Digitala kanaler stora möjligheter att sprida information och kunskap om vår verksamhet, påverka samhällsutvecklingen och ge våra medlemmar högre livskvalitet.
Policyn för digitala kanaler ska bidra till att hela organisationen arbetar på ett effektivt sätt med kommunikationen i dessa kanaler i syfte att uppnå de beslutade mål för digitala kanaler som utgår från verksamhetsplanen.
Med tanke på att den digitala miljön förändras snabbt och nya regler och praxis
behöver tas hänsyn till ska policyn ses över årligen och vid behov revideras.
Översyn sker i december.
Omfattning
PRO:s policy för digitala kanaler är framtagen av PRO riksorganisation och beslutad av styrelsen. Policyn gäller för alla förtroendevalda och anställda i organisationen. Den gäller för riksorganisation, distrikt, samorganisationer och lokala föreningar. Respektive styrelse är skyldig att säkerställa att policyn följs.
Kanaler
Vår policy för digital kommunikation omfattar alla PRO:s digitala
kommunikationskanaler, så som PRO.se, föreningarnas, distriktens och samorganisationernas lokala sidor som ligger under domänen pro.se och subdomäner. Kampanjsidor som ligger på andra domännamn inom ramen för PRO:s verksamhet, omfattas också. När det gäller sociala medier omfattas Facebooksidan @pro.riks, Instagramkontot @pro_sverige, Youtubekanalen och Twitterkontot @PRO_SVERIGE (idag inaktivt), samt lokalföreningarnas egna konton i sociala medier, men antalet kanaler kan förändras över tid.
Innehåll
Allt innehåll, det vill säga bilder, filmer, texter och ljudinspelningar som publiceras i någon av de kanaler som omfattas av denna policy ska följa PRO:s stadgar, handlingsplan och grafiska profil. Innehållet måste också följa gällande lagar och regler. Kommunikation i PRO:s kanaler får inte vara kränkande eller stötande. PRO:s namn och logotype får endast användas i digitala kanaler där reglerna i denna policy efterföljs.
Det får inte förekomma någon form av betald reklam i de olika kanalerna. Innehåll som är marknadsföringsbudskap från företag, enskilda personer eller andra föreningar bör ha en direkt koppling PRO:s verksamhet eller till medlemskapet för att kunna publiceras i någon av de kanaler som används inom ramen för PRO:s föreningar. Det kan handla om medlemsförmåner eller rabatter.
Det är viktigt att innehåll och kommunikation bidrar till en positiv bild av hela
organisationen.
Länkar
PRO ansvarar inte för innehållet på sidor som är länkade till från någon av våra egna kanaler. Däremot ska varje förening, samorganisation och distrikt ta ansvar för att kontrollera att länkar inte leder till sidor eller information som strider mot PRO:s grundläggande värderingar. Om sådana länkar finns i innehållet ska dessa tas bort.
Anställda och förtroendevalda
Anställda och förtroendevalda som omfattas av PRO:s policy ska balansera personlig och professionell information, i officiella kanaler är vi företrädesvis representanter för PRO. Även i privata sammanhang börhänsyn tas till att man kan uppfattas som representant för PRO även när man uttalar sig privat. Därför är det alltid viktigt att tydliggöra vad som är organisationens officiella kommunikation.
För att säkerställa hög informationssäkerhet inom organisationen är det viktigt att alla som kommunicerar i rollen som förtroendevald använder sig av tilldelad @pro.se e-postadress. På motsvarande sätt ska @pro.se e-postadress inte användas i privata sammanhang.
Regler och lagar
Den kommunikation som används i alla kanaler påverkar bilden av PRO och ska därför följa god etik och får inte innehålla material som är kränkande eller stötande. Innehållet i de kanaler som PRO riksorganisation, distriktsorganisationer, samorganisationer och föreningar använder ska följa denna policy samt gällande lagar och regler, så som upphovsrättslagstiftning och GDPR. Innehåll får inte heller strida mot PRO:s stadgar, handlingsprogram och värdegrund. Varje styrelse ansvarar för att säkerställa att innehållet som förening, distrikt eller samorganisation publicerar i de kanaler som den använder är i enlighet med denna policy och gällande lagar.
GDPR
Personuppgifter hanteras i enlighet med PRO:s GDPR-policy och andra gällande lagar.
Publicering av bilder i digitala kanaler ska alltid göras i enlighet med GDPR. I första hand ska vi säkerställa att vi har annan laglig grund än samtycke för publicering, som till exempel intresseavvägning eller avtal. Detta för att samtycke innebär mycket administrativt arbete och att samtycke kan återkallas.
Alla personuppgifter som används i PRO:s kommunikation ska dokumenteras i
PRO:s register för personuppgiftshantering och kopplas till respektive avtal/godkännande med laglig grund för hantering och publicering. För bilder som tillhandahålls av PRO riksorganisation sker detta i bildbanken i Mediaflow.
Använder föreningar, samorganisationer eller distrikt egna bilder så ansvarar de
själva för att föra ett sådant register över personuppgifter som hanteras.
Upphovsrätt
Fotografens namn ska alltid anges i samband med fotografier publiceras i någon av PRO:s Digitala kanaler. Det är viktigt att föreningar, samorganisationer eller distrikt har rutiner för detta eftersom det kan medföra skadeståndsansvar om regeln inte respekteras.
PRO äger den ekonomiska rätten till bilder ljud, filmer och text som skapas av
anställda. PRO får fritt förfoga över material som producerats inom ramen för
verksamheten.
Lagen om ansvar för elektroniska anslagstavlor
Den som tillhandahåller en elektronisk anslagstavla är skyldig att ge relevant
information till användarna om plattformen, att kontinuerligt hålla uppsikt över
tjänsten och att löpande ta bort meddelanden som kan vara olagliga. En elektronisk anslagstavla är till exempel ett kommentarsfält på en Facebooksida. Detta innebär att meddelande som kan vara olaga hot, olaga integritetsintrång, uppvigling, hets mot folkgrupp, barnpornografibrott, olaga våldsskildring, eller uppmaning till terroristbrott omgående måste tas bort. Om meddelande som publiceras av annan person i någon av PRO:s kanaler strider mot organisationens värderingar eller som kan skada förtroende ska ansvarig person på respektive förening samt ansvarig person på PRO riksorganisation informeras så att utvärdering om krishantering kan ske.
WCAG
WCAG är en webstandard för tillgänglighet. Standarden bygger på att så många som möjlighet ska kunna tillgodogöra sig den information och de verktyg vi arbetar med digitalt. PRO strävar efter att ha så hög tillgänglighet som möjlig. Det är viktigt att alla som redigerar PRO:s hemsida följer de regler för hur innehåll ska publiceras för att vi ska kunna nå upp till de grundläggande nivåerna av tillgänglighet. PRO riksorganisation ansvarar för att utbilda berörda personer om WCAG.
Ansvar och befogenheter
PRO riksorganisation ansvarar gentemot distrikt, samorganisationer och föreningar att genomföra denna policy och är därmed skyldiga att se till att det finns uppdaterade manualer och att det erbjuds utbildningar i första hand till distrikten som i sin tur uppmanas att utbilda föreningar.
Varje förening, samorganisation och distrikt ansvarar för att säkerställa att den egna organisationen har tillräcklig kunskap för att hantera de kanaler som föreningen använder sig av. Föreningen ansvarar också för att följa denna policy, tillhörande dokument samt lagar och regler kring de kanaler som används.
PRO.se
Riksorganisationen tillhandahåller en möjlighet för föreningar att skapa en undersida till PRO.se för att visa upp sin verksamhet. På den externa sidan visas kontaktuppgifter till föreningens styrelse, föreningens aktuella aktiviteter och det
finns även en möjlighet för föreningarna att lägga ut nyhetsinlägg.
Förvaltningsorganisation
Riksorganisation – ägare med övergripande ansvar för hela sajten pro.se.
Projektleder utveckling och förbättringsåtgärder. Kontaktperson är webbansvarig.
Distrikt/samorganisation – ansvarar gentemot riksorganisationen för de sidor som ligger under distriktet. Distrikten ansvarar också för att tillhandahålla korrekt utbildning till redaktörerna samt att informera riksorganisationen om behov och problem.
Förening – varje förening som har en sida ansvarar för att se till att de har en
webbredaktör som har tillräcklig kunskapsnivå att redigera innehåll på respektive sida. Föreningarna ansvarar för att innehållet på respektive sidor följer PRO:s grafiska profil, upphovsrättslagen och GDPR. Den lokala webbredaktören ansvarar för att hålla sig uppdaterad gällande riktlinjer och policys som gäller hemsidan samt att tillhandahålla namn och kontaktuppgifter i form av e-postadress till riksorganisationen. Föreningen ansvarar också för att se till att innehållet är uppdaterat och att det inte motverkar PRO:s övergripande verksamhetsmål.
Föreningarnas sidor
Varje förening får tillgång till en undersida som de själva kan redigera innehållet på. Denna sida har utrymme för att presentera kontaktuppgifter till föreningen, vilka aktiviteter som pågår och nyheter.
Process vid uppstart av ny sida till lokalförening, samorganisation och distrikt.
1. Förening anmäler till riksorganisation att de vill ha en sida till sin lokala
förening:
• Namn på förening
• Namn och e-post till webbredaktör
• Datum för av webbutbildning
• Vilka typer av undersidor krävs
2. Distriktet genomför nödvändig genomgång med föreningens webbredaktör
3. PRO riksorganisation tar fram föreningens sida men i opublicerat läge
4. Föreningen säkerställer att alla uppgifter på sidan stämmer innan sidan
publiceras.
Tillsammans för ett bättre liv
I PRO ser vi tillsammans till att livet som pensionär blir bättre och roligare. Här kan du träffa nya vänner, välja mellan mängder av aktiviteter och engagera dig i viktiga frågor. Som medlem får du också en lång rad förmåner som hjälper dig i din vardag.
- PRO medlemsresor
- Utvecklande studier
- Fri datasupport
- PRO Mervärde
- Försäkringar
- Billigare resor
- Samhällspåverkan