Personuppgifter & integritet

Syftet med denna policy är att säkerställa att PRO hanterar personuppgifter i enlighet med EUs dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR), på svenska DSF, dataskyddsförordningen. GDPR gäller för all hantering (så kallad behandling) som sker hos PRO. Reglerna omfattar alla registreringar och behandlingar i PROs IT system där personuppgifter hanteras. Policyn omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data.

Denna policy vänder sig till dig som är medlem, förtroendevald, gäst eller på annat sätt kommer i kontakt med PRO som intresse- och medlemsorganisation. Du är i denna egenskap så kallade Registrerad. För anställda och jobbkandidater finns separat information. Som registrerad har du ett antal rättigheter enligt GDPR. Du kan läsa mer om dina rättigheter i punkten Registrerades rättigheter nedan.

Denna policy är förankrad hos alla våra medarbetare och förtroendevalda samt ansvarsområdesvalda. Policyn ska fastställas av PRO:s styrelse minst en gång per år och uppdateras vid behov.

Personuppgiftsansvariga

Pensionärernas riksorganisation, PRO, organisationsnummer 846000-5120, är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter som rör medlemmar, förtroendevalda och andra registrerade som kommer i kontakt med PRO som intresse- och medlemsorganisation. Kontaktuppgifter till PRO anges i slutet av denna policy. För anställda, konsulter och motsvarande gäller att den organisationsenhet som tecknat anställningsavtal, konsultavtal eller motsvarande är personuppgiftsansvarig. Respektive distrikt, samorganisation och förening är också personuppgiftsansvarig i samband med rekrytering av anställda, konsulter och motsvarande.

Tillämpning och ansvar

Denna policy ska tillämpas av alla som är verksamma i PRO, så som PRO:s styrelse, medarbetare samt förtroendevalda som berörs av vår verksamhet.

Styrelsen i distrikt, samorganisation samt förening ansvarar för att behandlingen av personuppgifter följer denna policy.

Alla personuppgifter om Medlemmar, Förtroendevalda, Ställföreträdare, Externa kontakter, Presumtiva medlemmar, gäster och privatpersoner som kontaktar PRO (Allmänheten) behandlas under personuppgiftsansvar hos Riksorganisationen.

Riksorganisationen utses av PRO styrelse som har det yttersta ansvaret att säkerställa efterlevnad av gällande dataskyddslagstiftning.

Riksorganisationen har gett Kansliet i uppdrag att i den operativa verksamheten ge vägledning och instruktioner för att säkerställa korrekt behandling av personuppgifter i organisationen.

Varje distrikt, samorganisation samt förening är interna personuppgiftsbiträden (biträde) visavi Riksorganisationen för personuppgifterna inom sin organisation. Det innebär att alla distrikt, samorganisationer och föreningar tecknar interna biträdesavtal och är bundna att följa de instruktioner Kansliet lämnar om hur personuppgifter ska hanteras.

Med andra ord har varje del av PRO ansvar för att innehållet i denna policy implementeras och efterlevs av verksamheten. PROs styrelseledamöter, medarbetare och förtroendevalda som berörs av vår verksamhet ansvarar för att de agerar i enlighet med denna policy och vad den vill säkerställa.

Personuppgiftsbehandling

Varje personuppgiftsbehandling ska ske enligt följande principer:

• Personuppgifter som samlas in ska vara adekvata och relevanta och inte för omfattande i förhållande till de ändamål för vilka de behandlas.

• Personuppgifterna ska samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål.

• Personuppgifterna ska behandlas på ett lagligt, korrekt och öppet sätt i förhållande till den registrerade.

• Personuppgifterna ska inte sparas länge än vad som är nödvändigt för ändamålet med behandlingen.

• Personuppgifterna ska behandlas på ett sätt som säkerställer en lämplig säkerhetsnivå innefattande skydd mot förlust och obehörig åtkomst.

• Uppföljning och utvärdering av vår hantering av personuppgifter ska ske minst en gång per år.

• Eventuella incidenter rörande personuppgifter som vi behandlar ska utan dröjsmål rapporteras till riksorganisationen. Eventuell anmälan till tillsynsmyndighet ska göras utan onödigt dröjsmål och senast inom 72 timmar efter upptäckt av personuppgiftsansvarig (för medlemmars personuppgifter av Kansliet).

• Våra krav på att personuppgifter hanteras enligt GDPR ska alltid säkerställas vid upphandling och utveckling av IT-lösningar och tjänster, och ska vara en del i kravspecifikationen och eventuella avtal.

Ändamål och rättslig grund

OBSERVERA att du är att anse som fullvärdig medlem i PRO från det att du ansöker om medlemskap. Detta innebär att du kan delta i alla aktiviteter och ta del av medlemsförmåner. I enlighet med PROs ändamålsbeskrivning registreras namn, adress, telefonnummer, e-post och personnummer i vårt medlemssystem "Harald". Personuppgifter hanteras även i PROs molntjänst E 365, lokala datorer samt på PROs webbplats. Uppgifterna registreras och behandlas för att administrera medlemskap, hålla förteckning över deltagande i aktiviteter och för att kunna erbjuda förmåner och erbjudanden. Den rättsliga grunden för att behandla personuppgifterna är för att fullgöra avtalet med dig som medlem. Vad gäller förmåner och erbjudanden är den rättsliga grunden berättigat intresse (intresseavvägning) och i vissa fall samtycke. PROs berättigade intresse består i att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna upprätthålla, fullgöra och administrera vår verksamhet och tillvarata våra medlemmars och andra intressenters intressen.

PRO erbjuder medlemmarna att delta i en mängd olika aktiviteter t.ex. kurser och resor. Det sänds kontinuerliga utskick med erbjudanden om att delta i de aktiviteter som PRO erbjuder. Medlemmarna får även ta del av förmåner och erbjudanden från vissa företag som PRO samarbetar med t.ex. gällande köp av lotter (PRO:s Trippelskrapet) och försäkring (Folksam). Den rättsliga grunden för sådan behandling av personuppgifter är berättigat intresse (intresseavvägning) respektive avtal (om medlemskapet) eller i vissa fall samtycke. PROs berättigade intresse består i att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna upprätthålla, fullgöra och administrera vår verksamhet och tillvarata våra medlemmars och andra intressenters intressen.

Beroende på vilka aktiviteter medlemmen väljer att anmäla sig till kan uppgifterna komma att behandlas av PRO-distrikt, PRO-samorganisation eller lokal PRO-förening alternativt att lämnas ut till externa aktörer såsom resebyråer och andra samarbetspartners. Den rättsliga grunden för sådan behandling är fullgöra avtal.

PRO behandlar även personuppgifter för att kunna fullgöra rättsliga förpliktelser såsom t.ex. bokföring enligt bokföringslagen. Den rättsliga grunden för sådan behandling är rättslig förpliktelse.

Personuppgifter kan också användas för affärs- och metodutveckling, marknadsanalys, statistik och riskhantering. Den rättsliga grunden för att behandla uppgifter i syfte att utveckla och analysera verksamheten är berättigat intresse. PROs berättigade intresse i består i att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna utföra, fullgöra och administrera vår verksamhet och tillvarata våra kunders och andra intressenters intressen.

Vi behandlar personuppgifter för att kunna förhindra missbruk av tjänst och för att förhindra och förebygga brott mot PRO. Det kan gälla t.ex. bedrägerier, cybersäkerhet, obehörig åtkomst till uppgifter. Den rättsliga grunden för sådan behandling av personuppgifter är rättslig förpliktelse och/eller berättigat intresse. Det berättigade intresset består i att förhindra missbruk av tjänst och förhindra och förebygga brott.

Vi behandlar också personuppgifter för marknadsföringsändamål. Vi har ett berättigat intresse av att skicka marknadsföring och erbjudanden om vår verksamhet då sådan information kan vara av intresse för medlemmar samt att integritetsrisken för den enskilde är att anse som mycket liten. Vi kommer inte utan ditt uttryckliga samtycke att lämna din personliga information till någon tredje part för deras eller någon annan tredje parts direktmarknadsföring.

Vi behandlar personuppgifter om arbetssökande. Det kan gälla vid ansökan till utannonserad tjänst eller vid spontanansökan. Personuppgifter som behandlas är de uppgifter som lämnas i ansökan, såsom t.ex. namn, kontaktuppgifter, födelsedatum samt eventuell annan information som lämnas. Vidare kan uppgifter från intervju och referenssamtal komma att behandlas samt resultat från eventuella tester och eventuell bakgrundskontroll. Ändamålet med behandlingen är att anställa personer. Den rättsliga grunden för behandlingen är att fullgöra avtal och berättigat intresse. Det berättigade intresset består i att rekrytera personer.

Så länge sparar vi dina personuppgifter

Rensning av personuppgifter i våra verksamhetssystem sker automatiskt och efter givet regelverk. Uppgifter sparas så länge de är nödvändiga för behandlingens syfte och så länge vi har laglig skyldighet att spara informationen. Efter denna tid raderas eller avidentifieras dina personuppgifter och då går det inte längre att återskapa eller koppla dem till dig.

Uppgifter för arbetssökande raderas efter två och ett halvt år.

Registrerades rättigheter

Som registrerad har du ett antal rättigheter enligt GDPR. Om du vill utöva dina rättigheter kan du kontakta oss, se kontaktuppgifter nedan. Du kan läsa mer om dina rättigheter på Integritetsskyddsmyndighetens (IMY) webbplats www.imy.se Länk till annan webbplats..

Rätt till information och tillgång: Du har rätt att få besked om vilka personuppgifter som finns registrerade hos PRO och få en kopia av dessa – ett s.k. registerutdrag. Du har rätt att få informationen kostnadsfritt.

Rätt till rättelse: Du har även rätt att begära rättelse av dina uppgifter, rätt att få felaktiga uppgifter om dig rättade eller kompletterade.

Rätt att göra invändningar: Du har rätt att invända mot att vi behandlar uppgifter om dig när vår behandling baseras på den rättsliga grunden berättigat intresse (intresseavvägning). Om vi inte kan visa att det finns tvingande berättigade skäl att fortsätta behandla uppgifterna kommer vi att sluta behandla uppgifterna.

Rätt till begränsning: Du har i vissa fall rätt att begära begränsning av behandling av uppgifterna, t.ex. om du anser att uppgifter om dig är felaktiga och du har begärt rättelse av uppgifterna. Medan frågan utreds kan du också begära att behandlingen av uppgifterna begränsas.

Rätt till radering: Du kan i vissa fall får dina personuppgifter raderade. Detta gäller t.ex. uppgifter som inte längre är nödvändiga för oss att behandla för det syfte som de samlades in. Det gäller också om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig det. Det gäller vidare om du har motsatt dig att uppgifterna behandlas baserat på vårt berättigade intresse (intresseavvägning) och det saknas berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse av att ha dina personuppgifter skyddade. Vidare gäller detta om uppgifterna behandlas olagligt.

Rätt till dataportabilitet: Om du har samtyckt till att lämna dina personuppgifter till oss eller i det fall vi behandlar dina personuppgifter med stöd av den rättsliga grunden fullgöra avtal, har du rätt att få ut uppgifterna och få dem överförda till annan personuppgiftsansvarig, t.ex. en annan organisation. Uppgifter förs över bara om det är tekniskt möjligt.

Rätt att återkalla samtycke: I det fall vi behandlar dina personuppgifter baserat på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. När du återkallar ditt samtycke kommer vi att sluta med behandlingen.

Rätt att invända mot direktmarknadsföring: Du har rätt att begära att dina uppgifter inte längre behandlas för direktmarknadsföringsändamål. Vi kommer då att sluta behandla dina personuppgifter för det ändamålet.

Integritetsmeddelande för Trippelskrapet

Personuppgiftsansvar

Denna integritetspolicy gäller när Pensionärernas riksorganisation (PRO) org. nr 846000–5120 är personuppgiftsansvarig och behandlar personuppgifter för att erbjuda eller tillhandhålla Trippelskrapets tjänster eller produkter. Behandlingen av personuppgifter följer den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679, (GDPR).

För att möjliggöra och stödja PRO:s lotteriverksamhet och fullgöra PRO:s skyldigheter som personuppgiftsansvarig har PRO anlitat Svenska Lotterier och Insamlingar AB (SLI) i egenskap av personuppgiftsbiträde. När SLI behandlar personuppgifter för PRO:s räkning skriver vi ”vi”, ”oss”, samt ”PRO” eller ”SLI”. Denna information finns också publicerad på pro.se.

Syftet med behandlingen av personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter för att fullfölja avtal med dig om Trippelskrapets produkter och tjänster. Vi kan även behandla personuppgifter för dig som är potentiell kund och för att följa lagstiftning och myndighetsbeslut. Vi behandlar ditt personnummer för att kunna identifiera dig på ett säkert sätt.

När det gäller behandling av dina personuppgifter som rör spel och tillhandahållande av lotterier för allmännyttigt ändamål är licenshavaren personuppgiftsansvarig för den behandling som är nödvändig för att uppfylla kraven i Spellag (2018:1138) och Spelförordning (2018:1475). För Trippelskrapet är PRO licenshavare och vi samlar in personuppgifter med syftet att följa lagstiftningens krav.

Vi använder dina personuppgifter för att ge dig bra service, marknadsföring, uppföljning och information. Vi behöver också dina personuppgifter för att uppfylla lagar samt utföra kund- och marknadsanalyser. Längre ner beskriver vi våra syften med behandling av personuppgifter mer i detalj.

Kategorier av registrerade

Kund: Har ett aktivt kundförhållande med Trippelskrapet

Tidigare kund: Inom 24 månader efter avslutat kundförhållande

Potentiell kund: Medlem i PRO, som inte är kund.

Intresserad allmänhet (person som inte är medlem i PRO, aktiv eller tidigare kund).

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Följande personuppgifter kan SLI komma att samla in från dig på uppdrag av PRO:

Uppgift om din identitet: förnamn, efternamn, personnummer, kundnummer.

Dina kontaktuppgifter: adress, e-postadress och telefonnummer.

Ekonomisk information: betalningsinformation, genomförda betalningar, fakturor.

Transaktions- och spelhistorik: ålder, lottköp, prenumerationsköp, vinster, köpfrekvens och vinstutbetalningar.

Personuppgifter i kundserviceärenden: ärendenummer och identifikationsuppgifter.

Loggdata när webbplatsen besöks: IP-adress, cookies och annan information som samlas in beskrivs på webbplatsen trippelskrapet.se. Länk till annan webbplats.

Följande personuppgifter hämtas om dig

Eftersom Trippelskrapet också är ett erbjudande till medlemmar i PRO delas dina kontaktuppgifter - förnamn, efternamn och personnummer.

Vi håller dina uppgifter uppdaterade (namn och adress) med hjälp av ditt personnummer från offentliga register som SPAR.

När samlas dina personuppgifter in?

Vid köptillfället, t. ex. via webbsida, telefon, talong och om du uppdaterar dina kontaktuppgifter på våra webbplatser. Vi kan även komma att komplettera dina personuppgifter i efterhand, t. ex. med personnummer, vilket krävs för att vara kund hos oss, eller med kontaktuppgifter om du kontaktar oss via e-post, via telefon, våra webbplatser eller sociala medier. Villkor och integritetspolicy gäller då även de kompletterande uppgifterna.

Lagring av personuppgifter

Personuppgifter bevaras så länge som är nödvändigt för att uppfylla de ändamål som beskrivs nedan. De flesta personuppgifter om dig kommer att raderas automatiskt när arkiveringstiden löpt ut.

Behandlingen innebär att personuppgifter inte lagras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen. PRO har gett SLI i uppdrag att lagra dina personuppgifter så länge du är kund, dvs har lotter eller tjänster i vårt lotteri. Vid uppsägning kan dina uppgifter komma att användas i marknadsföringssyfte i upp till 24 månader. Du kan tacka nej till denna marknadsföring (läs mer i avsnittet om dina rättigheter).

Information som kan lämnas ut

Vi kan dela med oss av information till företag som behandlar data å våra vägnar för att vi ska kunna utföra våra tjänster. Exempel på sådana tjänster är kundservice, telemarkingföretag, tryckeri, distribution, analys eller andra tjänster som krävs för att vi ska kunna upprätthålla och tillämpa våra användarvillkor och leveransvillkor. Dessa tjänster utförs av SLI och deras underbiträden på uppdrag av PRO.

Vi kan också komma att dela med oss av personuppgifter till tredje part om det krävs av lag eller för rättsliga anspråk. Till exempel kan vi vara tvungna att dela uppgifter med Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Spelinspektionen eller i samband med betalningskrav. Vi delar också med oss av uppgifter till Finansiell ID-Teknik (BankID) vid inloggning med BankID.

Överföring av personuppgifter till tredjeland

PRO samarbetar endast med partners som behandlar personuppgifter inom EU/EES eller med företag som upprätthåller skyddsnivå i enlighet med GDPR kapitel V (artiklarna 44–49), inklusive genom EU-kommissionens standardavtalsklausuler och/eller beslut om adekvat skyddsnivå.

SLI säkerställer att skyddsnivå i enlighet med GDPR kapitel V uppnås och överföring till tredje land sker när följande underbiträden anlitas:

• Google Analytics 4

• Microsoft Clarity

• Meta Platforms

Så här behandlar vi dina personuppgifter